Политика хранения и уничтожения персональных данных

ARCANUS HOTELS SORGUN

ПОЛИТИКА ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

(ПОЛИТИКА ХУПД)

СОДЕРЖАНИЕ

1. ОСНОВАНИЕ, ЦЕЛЬ И СФЕРА ПРИМЕНЕНИЯ 3

2. ТЕРМИНЫ И ПОНЯТИЯ 4

3. УДАЛЕНИЕ, УНИЧТОЖЕНИЕ ИЛИ ОБЕЗЛИЧИВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ 8

4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 14

5. ПРИЛОЖЕНИЯ К ПОЛИТИКЕ И ОТЧЁТЫ ОБ АНАЛИЗЕ РИСКОВ 14

6. ОБНОВЛЕНИЕ 15

7. ВСТУПЛЕНИЕ В СИЛУ И ОТМЕНА 15

1. ОСНОВАНИЕ, ЦЕЛЬ И СФЕРА ПРИМЕНЕНИЯ

Основание

Настоящая политика, разработанная ОПЕРАТОРОМ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, создана в соответствии со статьёй 7/3 Закона о ЗПД и на основании пункта «е» статьи 22/1 того же закона, а также Положения об удалении, уничтожении или обезличивании персональных данных, опубликованного Советом по ЗПД в Официальном вестнике от 28.10.2017 № 30224.

Цель

Целью настоящей Политики ХУПД является определение процедур и принципов удаления, уничтожения и обезличивания персональных данных, обрабатываемых ОПЕРАТОРОМ — ASBETON İNŞAAT TAAH GIDA TUR.SAN. VE TİC.A.Ş. (Arcanus Hotels Sorgun), в рамках Политики ЗПД, Закона о ЗПД и национального и международного законодательства.

Сфера применения

Настоящая политика применяется ко всем персональным данным, обрабатываемым полностью или частично автоматизированными или неавтоматизированными средствами в составе системы регистрации данных, в соответствии с Законом о ЗПД и иными нормативными актами.

2. ТЕРМИНЫ И ПОНЯТИЯ

Используемые в настоящей политике:

Конвенция № 108; Конвенция о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, подготовленная и подписанная Советом Европы, вступившая в силу 01.10.1985.

Директива 95/46/ЕС; Директива Европейского парламента и Совета 1995 года о защите физических лиц при обработке персональных данных и о свободном обращении таких данных.

Явное согласие; Согласие, выраженное по конкретному вопросу на основе информированности и свободной воли.

ЕКПЧ; Европейская конвенция о защите прав человека, подготовленная Советом Европы и вступившая в силу 03.09.1953.

Блок-схема; Схема, являющаяся приложением и неотъемлемой частью Политики ЗПД, наглядно отображающая деятельность ОПЕРАТОРА, методы и процедуры работы, процесс обработки персональных данных.

Группа получателей; Категория физических или юридических лиц, которым ОПЕРАТОР передаёт персональные данные.

Обезличивание; Приведение персональных данных в такое состояние, при котором они не могут быть связаны с определённым или определяемым физическим лицом даже при сопоставлении с другими данными.

Уведомление АЮГЕ; Уведомление «О порядке и принципах исполнения обязанности по информированию», опубликованное УПЗПД в Официальном вестнике от 10.03.2018.

Закон ДХКД; Закон о реализации права на обращение.

Прямые идентификаторы; Идентификаторы, которые сами по себе непосредственно раскрывают и выделяют связанное с ними лицо.

Косвенные идентификаторы; Идентификаторы, которые в сочетании с другими идентификаторами раскрывают и выделяют связанное с ними лицо.

Взаимодействие и коммуникация; Все виды связи ОПЕРАТОРА, устные или письменные, дистанционные или очные, порождающие юридическую, коммерческую, финансовую и договорную ответственность.

GDPR; Общий регламент Европейского Союза о защите данных № 2016/679, отменивший Директиву 95/46/ЕС с 25.05.2018.

Субъект данных; Физическое лицо, чьи персональные данные обрабатываются ОПЕРАТОРОМ.

Соответствующий пользователь; Лица, обрабатывающие персональные данные в рамках организации оператора или по его поручению, за исключением лица или подразделения, ответственного за техническое хранение, защиту и резервное копирование данных.

Уничтожение; Удаление, уничтожение или обезличивание персональных данных.

Затемнение; Операции по зачёркиванию, закрашиванию и размытию всей совокупности персональных данных таким образом, чтобы они не могли быть связаны с определённым или определяемым физическим лицом.

Носитель записи; Любой носитель, содержащий персональные данные, обрабатываемые полностью или частично автоматизированными или неавтоматизированными средствами в составе системы регистрации данных.

Персональные данные; Любая информация, относящаяся к определённому или определяемому физическому лицу.

Обработка персональных данных; Любые операции с персональными данными: получение, запись, хранение, сохранение, изменение, реорганизация, раскрытие, передача, приобретение, предоставление, классификация или предотвращение использования, полностью или частично автоматизированными или неавтоматизированными средствами в составе системы регистрации данных.

УПЗПД; Управление по защите персональных данных.

Закон о ЗПД; Закон о защите персональных данных № 6698, принятый 24.03.2016 и опубликованный в Официальном вестнике от 07.04.2016 № 29677.

Совет по ЗПД; Уполномоченный совет при УПЗПД.

Политика ЗПД; Политика защиты персональных данных, принятая и реализуемая ОПЕРАТОРОМ.

Политика ХУПД; Политика хранения и уничтожения персональных данных, разработанная в соответствии с Положением ХУОПД и определяющая максимальные сроки хранения, а также процедуры удаления, уничтожения и обезличивания.

Положение ХУОПД; Положение об удалении, уничтожении или обезличивании персональных данных, принятое в рамках Закона о ЗПД.

Маскирование; Удаление, зачёркивание, закрашивание и маркирование определённых полей персональных данных таким образом, чтобы они не могли быть связаны с определённым или определяемым физическим лицом.

Автоматизированная обработка; Обработка, осуществляемая взаимосвязанной и интерактивной электрической или электронной системой, сводящей к минимуму необходимость вмешательства человека.

Неавтоматизированная обработка; Деятельность по обработке персональных данных, осуществляемая вручную при участии человека.

Особые категории персональных данных; Данные о расе, этнической принадлежности, политических взглядах, философских убеждениях, религии, конфессии, внешнем виде, одежде, членстве в ассоциациях, фондах или профсоюзах, здоровье, половой жизни, судимости и мерах безопасности, а также биометрические и генетические данные.

Периодическое уничтожение; Удаление, уничтожение или обезличивание, автоматически проводимое через повторяющиеся интервалы при отпадении всех условий для обработки персональных данных.

Официальный вестник; Официальный вестник Турецкой Республики.

Реестр; Реестр операторов данных, ведущийся Председательством УПЗПД.

Удаление; Операция по обеспечению недоступности и невозможности повторного использования персональных данных для соответствующих пользователей.

Уничтожение; Удаление, уничтожение или обезличивание персональных данных.

ОПЕРАТОР; Физическое или юридическое лицо, определяющее цели и средства обработки персональных данных и ответственное за создание и управление системой обработки данных. ASBETON İNŞAAT TAAH GIDA TUR.SAN. VE TİC.A.Ş. (Arcanus Hotels Sorgun)

Инвентаризация обработки данных; Инвентаризация, составляемая операторами и содержащая перечень деятельности по обработке персональных данных в связи с их бизнес-процессами.

ВЕРБИС; Информационная система регистрации операторов данных.

Обработка; Любая операция с персональными данными: получение, запись, хранение, сохранение, изменение, реорганизация, раскрытие, передача, приобретение, предоставление, классификация или предотвращение использования, полностью или частично автоматизированными или неавтоматизированными средствами в составе системы регистрации данных.

Обработчик данных; Физическое или юридическое лицо, обрабатывающее персональные данные от имени оператора на основании предоставленных полномочий.

Уничтожение персональных данных; Удаление, уничтожение или обезличивание персональных данных.

Субъект данных; Физическое лицо, чьи персональные данные обрабатываются.

Закон; Закон о защите персональных данных № 6698.

3. УДАЛЕНИЕ, УНИЧТОЖЕНИЕ ИЛИ ОБЕЗЛИЧИВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1. Основания для удаления, уничтожения или обезличивания

Персональные данные обрабатываются в соответствии с условиями обработки, установленными статьями 5 и 6 Закона о ЗПД. Оператор обязан в соответствии со статьёй 7 пункт 1 Закона о ЗПД удалить, уничтожить или обезличить персональные данные по собственной инициативе или по запросу субъекта данных, если основания, обусловившие необходимость их обработки, отпали, несмотря на то, что данные обрабатывались в соответствии с действующим законодательством.

3.2. Процедуры и методы удаления, уничтожения и обезличивания

Процедуры и методы удаления, уничтожения и обезличивания регулируются Положением ХУОПД. В этом разделе процедуры и методы обобщены в соответствии с положениями Положения ХУОПД.

3.2.1. Удаление персональных данных

Удаление персональных данных означает обеспечение недоступности и невозможности повторного использования персональных данных для соответствующих пользователей.

ОПЕРАТОР в рамках настоящей политики и Закона о ЗПД принимает все необходимые технические и административные меры для обеспечения недоступности и невозможности повторного использования удалённых персональных данных.

Методы удаления персональных данных

Персональные данные, обрабатываемые ОПЕРАТОРОМ, записываются и могут храниться на нескольких носителях. Поэтому данные удаляются способами и методами, соответствующими характеристикам конкретного носителя записи.

Удаление персональных данных в облачной среде

В облачных системах (Microsoft 365, Google Drive, OneDrive и др.), используемых ОПЕРАТОРОМ в качестве сервисных услуг, данные, хранящиеся в цифровой среде, удаляются с помощью команд удаления, предоставляемых поставщиком облачной системы. При этом удалённые данные становятся недоступными для соответствующих пользователей.

При выполнении этих операций проверяется, имеет ли соответствующий пользователь право восстанавливать удалённые данные в облачной системе; если такое право имеется, оно также отзывается и аннулируется.

Удаление персональных данных на бумажных носителях

ОПЕРАТОР может обрабатывать и хранить персональные данные в физической форме на бумажных носителях. Такие персональные данные, хранящиеся на бумаге, удаляются ОПЕРАТОРОМ путём зачёркивания необратимым образом.

Удаление файлов на центральном сервере

На центральных серверах ОПЕРАТОРА также содержатся персональные данные в файлах и их содержимом. Для удаления таких персональных данных ОПЕРАТОР даёт команду соответствующим пользователям на удаление соответствующих файлов в операционной системе или отзывает их права доступа к этим файлам.

Удаление персональных данных на мобильных носителях

ОПЕРАТОР хранит часть персональных данных на портативных запоминающих устройствах или других портативных цифровых носителях. Персональные данные, хранящиеся на таких носителях, удаляются с помощью соответствующих программных команд удаления.

Базы данных

ОПЕРАТОР удаляет строки, содержащие персональные данные в его базе данных, с помощью соответствующих команд базы данных (Delete, Удалить и т.д.) в соответствии с законодательством и стандартами настоящей Политики ХУПД.

3.2.2. Уничтожение персональных данных

Уничтожение персональных данных означает обеспечение полной недоступности, невосстановимости и невозможности повторного использования персональных данных.

ОПЕРАТОР как ответственное лицо в рамках настоящей политики и Закона о ЗПД принимает все необходимые технические и административные меры для уничтожения удалённых персональных данных.

Методы уничтожения персональных данных

Локальные системы

ОПЕРАТОР может использовать один или несколько из следующих методов для уничтожения данных на своих системах.

Пропускание магнитного носителя через специальное устройство, подвергающее его воздействию очень высокого магнитного поля, что приводит к повреждению данных до нечитаемого состояния (размагничивание).

Физическая обработка оптических и магнитных носителей путём плавления, сжигания или измельчения в порошок (физическое уничтожение).

Использование специального программного обеспечения для записи случайных данных из нулей и единиц не менее семи раз на магнитные и перезаписываемые оптические носители для предотвращения восстановления старых данных (перезапись).

Периферийные системы

ОПЕРАТОР уничтожает персональные данные на сетевых устройствах, таких как сетевые коммутаторы и главные маршрутизаторы, портативных запоминающих устройствах, мобильных SIM-картах и их постоянных запоминающих областях, носителях данных, съёмных картриджах принтеров и аналогичных периферийных системах с помощью соответствующих методов, описанных выше.

Бумажная среда

Персональные данные, хранящиеся ОПЕРАТОРОМ на долговечных и физических носителях в бумажной и микрофишной форме, при уничтожении измельчаются бумажным уничтожителем или шредером до невосстановимого состояния.

Персональные данные, перенесённые из бумажного формата в электронную среду путём сканирования, также уничтожаются в соответствии с предыдущим разделом «Локальные системы» настоящей политики в зависимости от электронного носителя.

Облачная среда

При хранении и использовании персональных данных в облачных системах ОПЕРАТОР шифрует их криптографическими методами и использует, где это возможно, отдельные ключи шифрования для персональных данных для каждого облачного сервиса.

При прекращении отношений по оказанию информационных услуг между ОПЕРАТОРОМ и поставщиком облачных услуг все ключи шифрования, необходимые для использования персональных данных, и все копии этих ключей уничтожаются.

Помимо этих сред, уничтожение персональных данных на неисправных или отправленных на обслуживание устройствах осуществляется следующим образом:

Перед передачей соответствующих устройств третьим лицам (производителям, продавцам, сервисным центрам) для обслуживания или ремонта содержащиеся в них персональные данные уничтожаются в соответствии с предыдущим разделом «Локальные системы» настоящей политики.

В случаях, когда уничтожение невозможно или нецелесообразно, носитель данных извлекается и хранится физически, а остальные неисправные части системы передаются третьим лицам в таком виде.

Для предотвращения копирования и выноса персональных данных внешним обслуживающим и ремонтным персоналом принимаются необходимые административные и технические меры по обеспечению безопасности данных в соответствии со стандартами Политики ЗПД.

3.2.3. Обезличивание персональных данных

В Законе о ЗПД и Политике ЗПД обезличивание персональных данных определяется как приведение их в такое состояние, при котором они не могут быть связаны с определённым или определяемым физическим лицом даже при сопоставлении с другими данными.

Для того чтобы в рамках настоящей политики можно было заключить, что персональные данные обезличены, эти данные не должны быть восстановимы оператором или группами получателей и/или не должны быть связаны с другими данными для идентификации конкретного лица.

Хотя ОПЕРАТОР не часто использует обезличивание как один из вариантов уничтожения хранящихся персональных данных, при необходимости применяются следующие или аналогичные методы.

Методы обезличивания персональных данных

Удаление или изменение всех прямых или косвенных идентификаторов в наборе данных с целью предотвращения установления личности субъекта данных или утраты возможности его выделения в группе определяется как обезличивание персональных данных.

Согласно настоящей Политике ХУПД, удаление или изменение всех идентификаторов в наборе данных, приводящее к предотвращению или утрате способности установить личность субъекта данных, влечёт за собой обезличивание персональных данных.

Также согласно стандартам настоящей политики автоматизированные или неавтоматизированные операции группировки, маскирования, вывода, обобщения и иные аналогичные процедуры, применяемые к персональным данным в системе регистрации данных ОПЕРАТОРА, приводят к обезличиванию персональных данных.

Некоторые методы обезличивания перечислены ниже в качестве примеров; с учётом свойств, характеристик, носителя записи и условий хранения персональных данных может применяться один или несколько из этих методов.

Методы обезличивания без нарушения значений

При методах без нарушения значений изменения, добавления или удаления значений данных в наборе не производятся. Вместо этого строки или столбцы набора используются для обезличивания без изменения значений.

Удаление переменных

Удаление записей

Региональная засекреченность

Обобщение

Кодирование нижней и верхней границ

Глобальное кодирование

Выборка

Методы обезличивания с нарушением значений

В отличие от вышеуказанных методов, при методах с нарушением значений существующие значения изменяются, что приводит к искажению и повреждению значений набора данных. Этот вид обезличивания называется обезличиванием с нарушением значений.

Микроагрегация

Обмен данными

Добавление шума

ОПЕРАТОР хранит персональные данные в течение сроков, установленных соответствующим законодательством. Если законодательством срок не установлен, персональные данные хранятся в течение срока, необходимого для цели их обработки.

Если цель обработки персональных данных отпала, применимые сроки исковой давности истекли и отсутствуют иные правовые основания для хранения, персональные данные удаляются, уничтожаются или обезличиваются ОПЕРАТОРОМ по собственной инициативе или по запросу субъекта данных.

Периодическое уничтожение

При отпадении всех условий для обработки персональных данных в соответствии с Законом о ЗПД ОПЕРАТОР уничтожает соответствующие персональные данные в первый период периодического уничтожения после отпадения условий. Периодическое уничтожение проводится с интервалом в шесть месяцев.

4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

ОПЕРАТОР принимает все необходимые технические и административные меры для обеспечения безопасного хранения персональных данных, предотвращения несанкционированного доступа и уничтожения персональных данных в соответствии с положениями Закона о ЗПД.

При необходимости уничтожения персональных данных ОПЕРАТОР принимает все необходимые меры для информирования субъектов данных, если удаление, уничтожение или обезличивание было осуществлено третьим лицом, и обеспечивает принятие этим третьим лицом необходимых мер.

ОПЕРАТОР ведёт учёт всех операций, связанных с удалением, уничтожением или обезличиванием персональных данных, и хранит эти записи не менее трёх лет, если иное не предусмотрено другими правовыми обязательствами.

5. ПРИЛОЖЕНИЯ К ПОЛИТИКЕ И ОТЧЁТЫ ОБ АНАЛИЗЕ РИСКОВ

Нижеперечисленные приложения являются неотъемлемыми частями настоящей Политики ХУПД:

• Инвентаризация обработки персональных данных

• Таблица сроков хранения и уничтожения персональных данных

• Отчёты и записи анализа рисков информационной безопасности

• Записи операций по уничтожению персональных данных

• Записи деятельности по обработке данных

6. ОБНОВЛЕНИЕ

Настоящая Политика ХУПД пересматривается и обновляется при необходимости, обусловленной изменениями в законодательстве или решениями Совета по ЗПД, в соответствии с развитием сферы защиты персональных данных.

При внесении обновлений в настоящую Политику ХУПД изменения публикуются и доводятся до сведения заинтересованных лиц посредством соответствующих каналов коммуникации.

7. ВСТУПЛЕНИЕ В СИЛУ И ОТМЕНА

Настоящая Политика ХУПД разработана ОПЕРАТОРОМ и вступила в силу с момента её публикации на веб-сайте ОПЕРАТОРА.

При принятии решения об отмене настоящей Политики ХУПД старые датированные и подписанные экземпляры (при наличии) аннулируются ОПЕРАТОРОМ, и новая политика вступает в их замену.